Mikor érdemes e-mailt használni, és mikor nem
Levél, telefon, csevegő, közös dokumentum vagy személyes beszélgetés? Négy kérdés, amellyel kiválasztható a megfelelő csatorna, és kevesebb lesz a félreértés.
Megjelent:
Az e-mail a munkahelyi kommunikáció alapértelmezett eszköze lett. Ez kényelmes, mert mindenkinek van, mindenhol működik, és nyoma marad. Épp ezért használjuk akkor is, amikor más sokkal jobban működne. Egy félreérthető levél, amelyre három válasz érkezik, és a végén mégis telefonálni kell, több időt visz el, mint egy kétperces hívás.
Négy kérdés a küldés előtt
A csatornaválasztás nem bonyolult, ha néhány kérdést őszintén megválaszolunk.
1. Mennyire sürgős? Ha a válasz egy órán belül kell, az e-mail rossz választás. A levelezés természeténél fogva késleltetett: a címzett akkor olvassa, amikor ráér, és ez így van jól. Sürgős ügyre telefon vagy személyes szó való.
2. Mennyire összetett? Egy időpont egyeztetése, egy fájl elküldése, egy döntés rögzítése tökéletes e-mail-téma. Egy bonyolult, sok oda-vissza kérdést igénylő probléma viszont beszélgetést kíván. Jó jelzés, ha a levél már a harmadik bekezdésnél tart, és még mindig „egyébként” kezdetű mondatokat írunk.
3. Van érzelmi töltete? Kritika, rossz hír, konfliktus: ezeket írásban könnyű félreérteni, mert a hangsúly és az arckifejezés hiányzik. Ilyenkor érdemes beszélni, és utána írásban összefoglalni, mire jutottunk.
4. Hány embert érint, és kell-e nyoma? Ha sokan dolgoznak ugyanazon a szövegen, a közös dokumentum vagy wiki jobb, mint tizenöt levélváltozat egymás alatt. Ha egy megállapodásnak nyoma kell, hogy maradjon, az e-mail vagy a dokumentum jó, a folyosói beszélgetés nem.
Gyors útmutató
| Helyzet | Jó csatorna |
|---|---|
| Időpont, fájl, rövid döntés | |
| Sürgős kérdés | telefon vagy személyesen |
| Gyors, apró egyeztetés a csapatban | csevegő |
| Sokan szerkesztenek egy szöveget | közös dokumentum, wiki |
| Kritika, rossz hír, vita | beszélgetés, utána írásos összefoglaló |
| Bonyolult probléma sok kérdéssel | megbeszélés vagy hívás |
A csevegő sem csodaszer
Sokan a levelezés túlterheltségét a csevegőprogramokkal oldanák meg, de ezzel a megszakítások gyakran csak sűrűbbek lesznek. A csevegő azt sugallja, hogy azonnal válaszolni kell, ezért egész nap félig nyitva tartjuk a figyelmünket. Ha bevezetjük, érdemes megállapodni: mi számít sürgősnek, és mikor szabad nem válaszolni.
Kevesebb levél, jobb levelek
A csatornaválasztás után is számít, milyen levelet írunk. Néhány egyszerű szokás sokat segít:
- a tárgysor mondja meg, mit kérünk és mikorra;
- egy levél egy témáról szóljon;
- az első mondatban legyen a kérés, ne a végén;
- a „mindenkinek válasz” csak akkor, ha tényleg mindenkinek szól.
A saját oldalunkon pedig a legnagyobb segítség, ha a levelezést nem tartjuk egész nap nyitva. Naponta két-három rögzített időpont általában bőven elég, a többi időben a levelező bezárva maradhat. Arról, mit árul el rólunk maga a postafiók, egy korábbi írásunkban szóltunk.