Amit a postafiókod elárul rólad
Az olvasatlan levelek száma, a hírlevelek tömege és a mappák rendje sokat elmond a szokásainkról. Egy esti zárás, amellyel a postafiók újra a miénk lesz.
Megjelent:
Egy postafiók olyan, mint egy előszoba: elsőre látszik rajta, hogyan élnek a lakók. Néhány adat különösen sokat elárul, és egyik sem titok, csak ritkán nézünk rájuk szándékosan.
Az olvasatlan levelek száma
A négyjegyű olvasatlan-számláló általában nem lustaságot jelez, hanem azt, hogy a postafiók rég nem a levelezésünk, hanem egy gyűjtőhely. Ilyenkor a valóban fontos levelek elvesznek a hírlevelek, értesítések és automatikus üzenetek között, és minden megnyitás egy kis szorítással jár: hátha kimaradt valami.
Kik írnak nekünk a legtöbbet?
Érdemes egyszer végiglapozni az elmúlt hetet, és megszámolni, hány levelet írt ember, és hányat gép. A legtöbb postafiókban a gépek nyernek: webáruházak, szolgáltatók, fórumok és közösségi oldalak értesítései, hírlevelek, amelyekre egyszer egy kedvezményért feliratkoztunk. Mindegyik apró, együtt viszont ők határozzák meg, milyen érzés megnyitni a levelezőt.
A mappák rendje
A sok mappa nem mindig rend. Ha húsz mappánk van, és mindegyikben vannak olvasatlan levelek, a rendszer valószínűleg csak arra jó, hogy a döntést elhalasszuk. A gyakorlatban kevés mappa is elég: egy a megválaszolandónak, egy a várakozónak (amire mástól várunk választ), egy az archívumnak. A többit a keresés megoldja.
Az esti zárás
A munkaidőben a cél az, hogy ne a levelezés vezesse a napot. Este viszont jó alkalom van arra, hogy rendet tegyünk, mielőtt a postafiók a fejünkben is nyitva marad. Egy tíz-tizenöt perces esti zárás elég:
- Átfutás. Ami ma jött, azt egyszer megnézzük.
- Döntés. Minden levélről eldöntjük: válasz, várakozó, archív vagy törlés. Ha a válasz két perc alatt megvan, rögtön megírjuk.
- Leiratkozás. Ami hírlevél, és egy hete nem nyitottuk meg, abból leiratkozunk. A legtöbb hírlevél alján van erre link.
- Becsukás. A levelezőt bezárjuk, és reggelig nem nyitjuk meg. Napközben pedig a levelező ne jelezzen hanggal és felugró ablakkal minden új levélnél.
Mit nyerünk vele?
Egy idő után a postafiók újra arra lesz jó, amire való: emberek üzennek benne embereknek. Kevesebb lesz a zaj, a fontos levelek nem vesznek el, és a reggeli megnyitás sem egy halom feladattal kezdődik. Arról, hogy napközben mikor melyik csatornát érdemes használni, a levelezésről szóló írásunkban olvashatsz.