Amit a postafiókod elárul rólad

A webkettes korszak beköszöntével az e-mail cseppet sem vesztett fontosságából, sőt. Már használjuk olyan régóta, hogy szakértők eredménnyel kutassák levelezési szokásaink és az életünk közötti kapcsolatokat. A Wall Street Journal nyomán a NorthWest Florida Daily News érdekes írást közöl a témában Jeffrey Zaslow tollából, következzen ennek zanzásított változata.

A szerző kutatásokra hivatkozva feltárja az összefüggéseket a személyiségünk és elektronikus postaládánk között. Gondolom senkinek nem okoz meglepetést a legfontosabb megállapítás: akinek nincs rend a postaládájában annak nincs rend az élete többi területén sem.
A Gmail felhasználók kérem kezeljék a cikket fenntartásokkal, esetükben néhány dolog kicsit olajozottabban működik, mint a hagyományos e-mailezéskor, számukra ott vannak a címkék, a csillagok, és az erőteljes szűrő és kereső rendszer.

„Vessünk egy pillantást az email kezelési, megválaszolási szokásainkra. Először is állapítsuk meg, hogy inkább a leveleket megtartó, vagy eldobók közé tartozunk. Vegyük figyelembe a torlódó megválaszolatlan levelek következtében érzett aggodalmunkat.

Postaládánk elrendezésén és rendezettségén szokásaink tükröződnek vissza, mentális egészségünk és igen, a neveltetésünk is.”

Azt gondolom, hogy ebben nincs semmi meglepő, hacsak nem az, hogy valaki mer róla beszélni. Bármiben amit teszünk visszatükröződnek a fentiek.

„Ha postaládánk inkább tele van, mint üres azt jelentheti, hogy az életünket más módon is telezsúfoljuk. - mondja a pszichológus Dave Greenfield a west hartford-i Internetes Viselkedés Központ (Center for Internet Behavior) alapítója. Ragaszkodsz a múlthoz? Sok befejezetlen ügyed van az életben? - kérdezi”

Másrészt, ha tíz percenként mániákusan kitakarítjuk az inboxunkat, jelezheti azt, hogy olyan gyorsan megyünk előre, hogy elveszíthetünk lehetőségeket, figyelmen kívül hagyhatunk apró nüanszokat. Vagy éppen kényszeres rendmániánk elszívja energiánkat más fontos területektől, például a családtól.

„Email addiction, of course, is now a cultural given.”

Hát igen, és a szerző nem hagy alább ha jól értelmezem egyenesen kulturális adottságnak tekinti az e-mail függőséget (én inkább szenvedélybetegségnek).

Néhányan mániákusan a megfelelő mappába mozgatjuk minden beérkező levelünket, mialatt a spamek azonnali legyilkolásával foglalkozunk. Míg mások a halogatók, azt gondolják, hogy a régi levelekkel ráérünk holnap is foglalkozni. Felfedezték, hogy a postaládánkban uralkodó rendetlenség tükröződik otthonunkban, házasságunkban vagy éppen csekkfüzetünkben.

Megtudhatjuk, hogy egy Scott Starren nevű fickó pár hónappal ezelőtt az általa „inbox paralysis”-nek nevezett dologban szenvedett. Ötszáz megválaszolatlan üzenet terpeszkedett a postaládájában, amitől ő akkora bűntudatot érzett, hogy nem tudta magát rávenni levelezése megnyitására. Kétségbeesésében törölte az összes üzenetét majd körlevelet küldött négyszáz embernek, hogy egy füllentéssel kezelje az ügyet. Emberünk igyekezett diplomatikusan internet szolgáltatójára kenni a dolgot, amiért barátai és ügyfelei nem hallottak felőle. Az emberek együttérzésének köszönhetően Scott újrakezdhette a levelezést. Amit tett az saját bevallása szerint is tisztán gonosz volt, de egyben fordulópont is. Egy e-mailek kezelésével megbízott asszisztens foglalkoztatásával kigyógyult betegségéből. Bár ettől szerintem még nem lett rendszeretőbb/rendszerezőbb/rendesebb ember, de legalább rájött, hogy ha ő egymaga nem boldogul akkor keressen egy munkatársat, aki viszont igen és már ez is előrelépés.

Merlin Mann a 43folders.com személyes termelékenységgel foglalkozó site megalkotója szerint aki az élet egyéb területein rendes ember, vagy annak akar látszani megfeszített erővel küzd a nehezen kezelhető postafiókokkal. Udvariasságból úgy érzi, hogy kötelező közreműködnie pletykás barátai pingpongozás-szerű levelezésében, nincs szívük egy levél megválaszolatlanul hagyásával elutasítani bárkit. Mr. Mann szerint a könyörtelenség márpedig szükséges.

Gondolom a jó öreg 80/20-as szabály itt is megállja a helyét: a számunkra fontos dolgok 80%-át leveleink 20%-a tartalmazza, tehát a többivel csak visszafogottan érdemes foglalkozni. Ha valakinek ezentúl nem válaszolok a leveleire azt saját lelki nyugalmam érdekében teszem, eszemben sincs megbántani.

Mann egyébként pár tucat levélsablont használ melyeket csak feltölt a helyzetnek megfelelő tartalommal. „You wouldn't store your bills inside your mailbox. And leaving spam in your inbox is like leaving garbage in your kitchen.” Ezeket érdemes lehet megfogadni, ám tesz olyat is, amivel nem tudok teljesen azonosulni: mailboxát óránként üríti, mert szerinte úgy kell kezelni, mint az otthoni csigapostás levelesládánkat. Ezek szerint nekem elegendő volna naponta egyszer e-mailt olvasni.

Munkahelyünkön a legnagyobb a veszélye annak, hogy postaládánk túlzsúfolódik, ha nem tudunk nemet mondani, állítja Nancy Flynn az ePolocy Institute ügyvezető igazgatója. Meg is mondja, hogy miért: ha segítséget kínálva gyorsan válaszolunk, az emberek saját krízisüket e-mailes „zaklatásunkkal” a mi vészhelyzetünké fordítják (nyilván mert gondjaikat velünk oldatják meg). Nem tudom kinek mennyire volt ebből gondja, úgy tűnik, hogy én elég lassan válaszolok ahhoz, hogy ezt megússzam.

A levelezési betegségek kezelésére adott további gyógymódok szerintem már túlhaladottak, Gmail felhasználóknak egyenesen értelmezhetetlenek. A mappákba szervezés nem rossz ötlet, de a címkézés fejlettebb és meggyőződésem, hogy gyorsabb is. ABC-rendbe szervezés helyett már inkább a keresőt használjuk. Nemrég olvastam, egy tippet melyben címkézéssel oldják meg a betűrendes csoportosítást, ha valaki mégis erre vágyna. Egy tízezer levelet tartalmazó postaládát birtokló pénzügyi vezetőnek egyszerűen azt javasolták, hogy törölje ki a 9000 legrégebbi levelet, én ezek nagy részét gmailesként csak archiválnám.

„Because inboxes are metaphores for our lives”, Dr. Greenfield szerint nincs mindenkire érvényes megoldás levelezésünk kezelésére. Viszont szerinte levelezésünk tudatos kezelése segít jobban megérteni életünk más területeit.

Legyen így.

via Digg
via Slashdot